Al giorno d’oggi è fondamentale una corretta gestione delle flotte aziendali, una necessità sempre più importante sia per le piccole che per le medie e grandi imprese.

Ciò consente di ottenere diversi benefici, da una amministrazione più oculata delle spese alla diminuzione dell’impatto ecologico dei veicoli, fino all’aumento della produttività e al miglioramento della soddisfazione di dipendenti e collaboratori.

L’importanza di una gestione ottimale delle flotte aziendali

Organizzare il parco mezzi aziendale è un compito complesso ma indispensabile, infatti soltanto attraverso un’attenta pianificazione è possibile prendere le decisioni giuste. Innanzitutto, è essenziale individuare una figura di riferimento, un professionista specializzato o un collaboratore che possa svolgere l’attività del fleet manager.

Gli obiettivi da perseguire sono diversi, infatti bisogna occuparsi di:

  • Ridurre i costi della flotta aziendale;
  • Organizzare acquisti e noleggi dei mezzi;
  • Garantire la mobilità dei dipendenti;
  • Diminuire l’impatto ecologico;
  • Gestire le spese di manutenzione e carburante;
  • Ottimizzare la rendicontazione e gli aspetti fiscali.

Tutte queste attività devono essere adattate alle esigenze aziendali, tenendo conto delle legislazioni vigenti e delle necessità operative dei reparti e dei dipendenti dell’impresa. Uno degli aspetti più rilevanti è il risparmio di carburante, poiché rappresenta una delle voci di spesa più consistenti nella gestione delle flotte aziendali.

Per diminuire i costi è possibile sostituire le vetture tradizionali con dei modelli ecologici (ibridi ed elettrici), usare la telemetria perfezionando i percorsi e migliorare l’amministrazione delle spese per il carburante.

Come gestire le spese di carburante in maniera efficiente

I costi legati ai rifornimenti di carburante rappresentano una voce importante nel bilancio aziendale, per questo motivo è fondamentale ottimizzare la gestione delle spese utilizzando sistemi di pagamento smart. Ad esempio, con la carta Soldo Drive è possibile semplificare la rendicontazione, contabilizzare in maniera accurata le fatture elettroniche e amministrare ogni esigenza di spesa dei propri dipendenti.

Le carte prepagate Soldo Drive offrono un controllo centralizzato, attraverso un unico referente aziendale, per pianificare massimali di credito per ogni carta, far fronte a eventuali emergenze in modo rapido e mantenere sempre un monitoraggio completo. Le carte sono completamente personalizzabili, per responsabilizzare i dipendenti e coordinare le necessità operative dei vari team di lavoro.

I collaboratori possono, dunque, fare rifornimento di benzina o gasolio senza restrizioni, rivolgendosi alle stazioni di servizio convenzionate oppure presso qualsiasi centro di distribuzione in Italia e all’estero. Le prepagate di Soldo permettono di tracciare ogni acquisto di carburante, abbinando alla transazione sia la fattura elettronica sia informazioni come la targa del veicolo ed eventuali indicazioni del dipendente. Ciò semplifica e velocizza la rendicontazione delle spese di carburante, per una gestione più efficiente delle flotte aziendali.

I vantaggi dei sistemi di pagamento smart per le flotte aziendali

Qualsiasi flotta aziendale, grande o piccola che sia, richiede un’attenta amministrazione delle spese di manutenzione dei veicoli. Come abbiamo visto, uno dei costi fissi più elevati è quello relativo ai rifornimenti di carburante, i quali dal primo gennaio 2019 devono essere realizzati con strumenti di pagamento tracciabili e abbinati a una fattura elettronica, rilasciata dal gestore della pompa di benzina.

Per coordinare tutte queste attività è possibile adoperare sistemi di pagamento evoluti come Soldo Drive, in grado di abbinare a delle carte prepagate smart una struttura digitale di supporto. In questo modo, si possono amministrare le spese di carburante in modalità telematica, tramite la piattaforma web e l’app Soldo per i dispositivi mobili, una soluzione davvero efficace per contenere i costi, semplificare la contabilizzazione e facilitare il lavoro dei dipendenti aziendali.

Le prepagate Soldo Drive possono essere gestite in maniera personalizzata, collegandole a un singolo veicolo oppure a più vetture differenti, configurando massimali di spesa diversificati e associando le carte ai vari collaboratori. In questo modo, è possibile aumentare la produttività dei dipendenti, velocizzando alcune attività e ottimizzando l’organizzazione di reparti e dipartimenti.

I vantaggi per una flotta aziendale sono molteplici, infatti oltre a ridurre i costi è possibile amministrare qualsiasi situazione, grazie a una flessibilità elevata senza che sia necessario rinunciare al controllo e al monitoraggio di ogni spesa di carburante. Naturalmente, i benefici maggiori si ottengono nella contabilizzazione dei pagamenti dei rifornimenti, per gestire in modo efficiente la fatturazione elettronica e tutte le operazioni legate alla deducibilità dei costi, alle detrazioni IVA e agli eventuali rimborsi.

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