All’interno delle aziende la gestione corretta dei contratti gioca un ruolo fondamentale. In particolare, è determinante garantire la massima tracciabilità e la totale conformità alla normativa vigente, così da evitare un aumento significativo dei rischi legali e di compliance.

In quest’ambito, attualmente sta assumendo sempre più importanza la digitalizzazione, dato che permette di ridurre in modo significativo i margini d’errore, per esempio tenendo traccia in maniera accurata delle scadenze, in quanto sono uno degli elementi essenziali dei contratti in azienda. Inoltre, un sistema digitale di contract management contribuisce a velocizzare i processi aziendali, poiché è possibile avere subito a disposizione tutte le informazioni contenute nei contratti e gestire con più efficienza le nuove richieste.

La gestione efficiente dei contratti passa per i software di contract management

Per digitalizzare il contract management in azienda è necessario avvalersi di software appositi, rivolgendosi ad aziende specializzate come TeamSystem, che grazie a un’esperienza di oltre 40 anni, oggi costituisce un vero e proprio punto di riferimento nel settore ICT.

Nel dettaglio, con TeamSystem Contract Management è possibile strutturare una gestione contrattuale più semplice, solida e affidabile, evitando il rischio di perdere documenti o dimenticare le scadenze. Inoltre, si possono ottimizzare una serie di procedimenti essenziali come la creazione, l’organizzazione e l’approvazione dei contratti in azienda.

I migliori software di contract management permettono anche di creare un nuovo contratto in modo semplice e veloce, basta utilizzare l’apposito editor e i template disponibili sulla piattaforma per ridurre il tempo e le risorse necessarie alla generazione di un nuovo documento. Inoltre, è possibile favorire la collaborazione interna ed esterna nella gestione contrattuale, per rendere più efficiente l’approvazione dei contratti ed evitare l’utilizzo di email o strumenti di messaggistica.

In più, i contratti gestiti attraverso i software di contract management consentono di garantire la massima conformità legale dei documenti, sia in termini di compliance normativa che di tracciabilità di ogni processo. Il tutto con la possibilità di recuperare e condividere in tempo reale tutte le informazioni contenute nei contratti degli archivi aziendali. I software aiutano anche ad organizzare meglio i contratti per aumentare la sicurezza delle attività di contract management, per esempio consentendo di configurare vari livelli di accesso e offrendo un archivio sicuro e strutturato.

Perché il digital contract management è vantaggioso per le aziende?

Una corretta gestione del ciclo di vita di un contratto assicura molteplici benefici alle aziende.

Un aspetto rilevante è rappresentato dalla possibilità di rendere l’intero processo più efficiente, preciso e veloce, per ottimizzare l’operatività aziendale e ridurre al minimo i rischi di contenziosi.

L’utilizzo di software avanzati di contract management, infatti, permette di evitare tutti gli inconvenienti legali dovuti a errori o imprecisioni nella gestione contrattuale, contrattempi che possono arrecare un danno economico e di immagine alle imprese.

Inoltre, un workflow documentale ottimale aiuta a standardizzare le attività mediante un’unica piattaforma: si tratta di un approccio che favorisce il contenimento dei costi da sostenere in termini di risorse umane, tempo e gestione degli imprevisti.

Le soluzioni tecnologiche di contract management minimizzano i rimborsi dovuti in caso di contenziosi, permettono di liberare risorse preziose da dedicare al core business e alla crescita aziendale, in più contribuiscono a una gestione più efficiente dei procedimenti legati alla contract exit strategy.

I migliori software permettono anche di usufruire di un’ampia gamma di funzionalità e applicazioni aggiuntive e specifiche, per esempio per generare e sottoscrivere velocemente contratti HR, nonché produrre automaticamente documenti di conformità da parte del dipartimento legale.

L’integrazione con i gestionali aziendali, inoltre, consente di agevolare tutte le attività dell’organizzazione, sincronizzando la gestione documentale con gli altri processi aziendali per generare valore a tutti i reparti dell’impresa.